Opintomatkan suunnittelu

Opintomatkan suunnittelu - KILROY auttaa suunnittelussa
Meillä on pitkä kokemus erilaisten ryhmämatkojen järjestämisestä niin akateemisella kuin muunkinlaisilla teemoilla fokuksoituna. Jotta jokainen matka olisi onnistunut, tässä muutamia vinkkejä, joilla varmistat omalta osaltasi, että matkanne sujuu ongelmitta.


Ennen matkan varausta

Ole ajoissa liikkeellä. Parhaiden, ja edullisimpien, majoituksien ja lentojen varmistamiseksi, kannattaa tehdä varaukset hyvissä ajoin. Useimmat lentoyhtiöt avaavat lippumyynnin 11 kk ennen matkapäivää. Mitä aikaisemmin olet liikenteessä, sitä enemmän sinulla on vaihtoehtoja, joista valita. Ota heti yhteyttä ryhmämatkojen asiantuntijoihimme, kun aloitat suunnittelun. Näin voimme auttaa alusta asti etkä turhaan pähkäile asioiden kanssa yksin. Autamme myös matkan budjetoinnissa.

Kun aloitat suunnittelun, mieti ainakin näitä seikkoja:

  • Jos olette lähdössä opintomatkalle, leirikouluun tai luokkaretkelle, mitkä ovat ulkomaan matkanne akateemiset tavoitteet? 
    • Miten tulevaa opintomatkaa voi hyödyntää ennen matkaa ja matkan jälkeen?
    • Mitä oppiaineita haluatte linkittää matkan ohjelmasisältöön?

  • Jos olette lähdössä matkaan kaveriporukalla, onko kaikilla suunnilleen sama ajatus matkan luonteesta?

  • Mitä haluatte tehdä matkakohteessa?
  • Mikä on ryhmänne koko? (Tässä vaiheessa riittää alustava luku)
  • Mikä on matkanne budjetti?
  • Miten varat kerätään? (mahdolliset apurahat, myyjäiset jne ...)
  • Milloin matka on tarkoitus toteuttaa? Onko päivämäärissä joustovaraa?


Matkavarauksen jälkeen

Kun isot linjaukset on lyöty lukkoon – minne, milloin, miten, ketkä – on aika jatkaa suunnittelua matkan sisältöön sekä järjestelyihin yksityiskohtiin. 

  • Tarkista, että ryhmälläsi on tarvittavat matkustusasiakirjat, passi tai EU-hyväksytty henkilöllisyystodistus (mikäli matka suuntautuu Schengen-alueelle) kunnossa. Lisäksi joihinkin maihin vaaditaan suomalaisilta viisumi. Jos ryhmässä matkustaa EU:n ulkopuolelta tulevia henkilöitä, kannattaa viisumitarve tarkistaa kohdemaan suurlähetystöstä tai konsulaatista.
  • Ole tarkkana osallistujien nimien kanssa. Nimen vaihtaminen lentolippuun jälkikäteen maksaa aina ylimääräistä ja joissakin tapauksissa nimenvaihdokset eivät ole mahdollisia, vaan joudut ostamaan kokonaan uuden lipun.
  • Opintovierailut tulee varata vähintään 12 viikkoa etukäteen.
  • Jokaisella matkaan lähtevällä tulee olla voimassa oleva matkavakuutus. Tarkista ryhmävakuutusvaihtoehdot, opiskelijoiden/työntekijöiden olemassa olevat vakuutukset oppilaitoksen puolelta ja muista eurooppalainen sairaanhoitokortti.
  • Peruutusturvan maksu tulee maksaa varausmaksun yhteydessä. Kysy tarkemmat ohjeet ja peruutusehdot varaustasi tehdessä.
  • Varaudu loppulaskun maksuun n. 6–7 viikkoa ennen matkan alkua.

Saat tarkemmat ohjeet varausmaksuista, maksuaikatauluista ja mahdollisista muutoksista, kun olet yhteydessä ryhmämatkojen asiantuntijoihimme ja suunnittelu on saatu käyntiin. Saat matkadokumentit noin 2 viikkoa ennen matkan alkua.

Huom! Kun varaat meiltä vähintään lennot ja majoituksen, kyseessä on automaattisesti valmismatka, riippumatta millaiselle matkalle olette lähdössä. Lue, miksi 'valmismatka' on hyvä termi ryhmämatkanne kannalta.

 

Pyydä ilmainen tarjous opintomatkasta
Pyydä tarjous
Contact